Notă de Informare Candidați

 

Notă de Informare cu privire la prelucrarea datelor personale ale candidaților în vederea angajării în cadrul TABITA TOUR SRL 

 

TABITA TOUR SRL (denumit în continuare “Tabita Tour” sau “noi”) este o societate cu răspundere limitată înregistrată în România. Noi colectăm și prelucrăm mai multe categorii de date personale de la candidații noștri și de la posibilii stagiari (în continuare „dumneavoastră“) ceea ce, în conformitate cu legislația Uniunii Europene în domeniul protecției datelor, ne califică drept operator al acestor date cu caracter personal.

 

Această Notă de informare descrie politicile și practicile noastre referitoare la colectarea și folosirea de către noi a datelor dvs. personale atunci când vă înscrieți pentru ocuparea unui post în cadrul Filadelfia și descrie și drepturile pe care le aveți. Mai exact, veți găsi mai jos:

 

- Ce date colectăm despre dumneavoastră;

- Cum folosim și în general cum prelucrăm aceste date;

- Temeiul pe care ne întemeiem în această prelucrare;

- Cui comunicăm aceste date; și

- Modalitatea de stocare a datelor.

 

Vă rugăm să citiți cu atenție această notă de informare pentru a înțelege modul în care prelucrăm datele dumneavoastră personale. 

 

1. Cum colectăm și utilizăm datele dumneavoastră personale

În cadrul Filadelfia colectăm și utilizăm oricare dintre următoarele date despre dumneavoastră:

 

  • Nume, prenume, adresa de email, sexul, starea civilă, adresa domiciliu, data nasterii, semnatura, nr. telefon, email, adresa, domiciliu, CV cu detalii despre experiență, studii, locuri de muncă anterioare, permis de conducere, nivel cunoștințe limbi străine, așteptări salariale, disponibilitate pentru angajare, mod de colaborare, informațiile incluse în candidatură și în CV/biografie sau informații care ne sunt furnizate în alt mod de către dvs. în acest context, recomandări, analiza evoluției profesionale și a competențelor, instruire, schimbări de departament, detalii privind performanța și adaptarea la cerințe.

 

Vom utiliza aceste date pentru a lua măsuri înainte de a semna contractul de muncă, cum ar fi să vă contactăm pentru interviuri.

 

 

Utilizăm datele de mai sus în interesul nostru legitim de a evalua adecvarea candidatului, precum și confirmarea informațiilor din CV-uri, biografii și scrisori de intenție, precum și pentru obținerea unor scrisori de recomandare și pentru realizarea unor verificări privind performanțele anterioare. 

 

Datele dumneavoastră personale pot fi distribuite către orice altă societate care este membră a grupului nostru în cazul în care considerăm că acest lucru este în interesul nostru legitim pentru scopuri administrative interne (de ex. stocarea de date, CRM) sau pentru auditarea și monitorizarea proceselor noastre interne.

Putem de asemenea să distribuim datele dvs. personale cu societăți din grupul nostru dacă acestea ne furnizează produse și servicii, cum ar fi sisteme IT, servicii de resurse umane și de monitorizare a angajaților, dacă este cazul.

 

Accesul la datele dvs. personale este limitat numai pentru acei angajați cărora le sunt necesare acele informații pentru scopuri profesionale, putând include posibilii dvs. superiori și alte persoane numite de aceștia pentru îndeplinirea unor sarcini, precum și angajații de la departamentele de resurse umane, IT, securitate și financiar.

 

Vom dezvălui partea necesară din datele dvs. personale numai în măsura în care sunt necesare și numai următoarelor categorii de terți:

(a) alte entități cum ar fi autorități de reglementare, contabili, auditori, avocați sau alți experți externi, în cazul în care activitatea lor necesită aceste informații; și

(b) societăți care ne furnizează produse și servicii, cum ar fi: servicii de resurse umane, cum ar fi verificările pre-angajare și activitățile de monitorizare a angajaților; agenții de recrutare; furnizori de sisteme IT și furnizorii de servicii de asistență aferenți, inclusiv arhivarea de emailuri, furnizorii de servicii de telecomunicații, realizare copii de rezervă și recuperare în caz de dezastru, servicii de securitate informatică și alți furnizori de servicii externalizate.

 

De asemenea, vom mai dezvălui datele dvs. personale unor terți în următoarele situații: în cazul în care ne solicitați sau ne dați acordul în acest sens; persoanelor care pot demonstra că dețin autoritatea legală de a acționa în numele dvs.; în cazul unui transfer de întreprindere (vindem o parte a afacerii sau anumite bunuri) care au legătură cu postul pentru care candidați, putem dezvălui datele dvs. posibilului cumpărător al respectivelor activități comerciale sau bunuri, pentru a ne asigura că respectiva activitate continuă; în cazul în care Filadelfia (sau o parte substanțială din bunurile sale) este achiziționată de un terț, situație în care datele personale deținute de Filadelfia vor constitui unul dintre activele transferate; în cazul în care avem obligația de a dezvălui datele dvs. personale pentru a respecta o obligație legală, orice solicitare legală din partea autorităților guvernamentale sau executive, și după cum poate deveni necesar pentru a îndeplini anumite cerințe de securitate națională sau de aplicare a legii sau a de preveni anumite activități ilegale; pentru a proteja siguranța oricărei persoane sau pentru a preveni orice activitate ilegală; 

Terții cărora le punem la dispoziție informațiile dvs. personale în temeiul celor arătate mai sus, sunt limitați (prin lege și prin contract) cu privire la modul în care pot folosi datele dvs. personale pentru scopurile specifice pe care le-am identificat noi. Întotdeauna ne vom asigura că orice terți cărora le divulgăm voluntar informațiile dvs. personale sunt supuși obligațiilor de confidențialitate și securitate în acord cu prezenta notă de informare și legislația aplicabilă, cu excepția situațiilor în care divulgarea nu este decizia noastră.

 

Astfel, cu excepția celor detaliate mai sus, noi nu vom divulga sau transfera vreodată niciuna dintre datele dvs. personale vreunui terț fără a vă anunța, sau, dacă este cazul, fără a obține în prealabil consimțământul dvs.

 

Cum folosim datele personale în operațiunile noastre? 

Utilizăm datele candidaților pentru a examina candidații și a analiza capacitatea lor de a merge mai departe la interviu. Datele candidaților din interviuri le utilizăm pentru a putea lua decizia privind oportunitatea angajării sau derulării unui raport profesional.

 

2. Reținerea datelor cu caracter personal

Datele dvs. personale sunt păstrate doar atât cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care informațiile respective sunt prelucrate. La data acestui document, datele personale sunt păstrate pentru următoarele perioade pe care le considerăm necesare în mod rezonabil:

  • Datele cu caracter personal ale candidaților care nu devin angajați - timp de 1 an de la sfârșitul etapei de recrutare;
  • Imaginile preluate de la camerele de supraveghere, acolo unde este cazul, sunt păstrate timp de 30 de zile de la data înregistrării, cu excepția cazului în care este înregistrat un  incident, situație în care secțiunile de filmare aferente acelor incidente sunt păstrate timp de 3 ani. Facem acest lucru în interesul nostru legitim de a ne permite să constatăm, să exercităm și să susținem în instanță pretențiile noastre sau ale unui terț;
  • Datele cu caracter personal ale candidaților care devin angajați sunt păstrate ca parte a datelor angajaților, și supuse politicii noastre referitoare la prelucrarea datelor angajaților.

 

Unde stocăm datele și cine are acces la ele?

Stocarea datelor se face în document tip excel și pe suport hârtie. Accesul este resticționat la Management și Departamentul de Resurse Umane, fiind implementate politici interne și măsuri de siguranță tehnice în acest sens

 

Cum funcționează fluxul de date în cadrul companiei noastre în cadrul proceselor/funcțiilor/departamentelor?

Modul în care informația candidatului este transferată de la sursele care colectează la angajatori, apoi la echipele care se ocupă efectiv de recrutare astfel încât acestea să poată contacta efectiv candidații este: aplicantul direct trimite CV către departamanetul de resurse umane sau candidatul este contactat prin intermediul platformelor de recrutare.  În ambele cazuri, departamentul de resurse umane contactează prin email candidatul, în conținutul e-mailului regăsindu-se Nota de Informare privind protecția datelor cu caracter personal.  Ulterior, se face programare pentru interviu iar pe baza informațiilor  se decide de către angajator (management) sau de către persoana delegată în acest sens compatibilitatea cu profilul postului. 

 

Doar în cazul în care în urma ofertării candidatului, acesta acceptă postul, se va solicita o altă categorie de date și documente, necesare angajării (copie CI, acte de studii, cont bancar pentru virarea salariului, număr de telefon, asigurări de sănătate, adeverință medicală, date cu privire la persoanele aflate în întreținere, certificate de naștere copii pentru primele oferite de stat, cazier judiciar).

 

În situația în care vă sunt necesare informații suplimentare cu privire la durata de timp  pentru care se păstrează datele dvs. personale sau alte detalii cuprinse în această secțiune, vă rugăm să ne contactați. 

 

3. Drepturile dumneavoastră

Drepturile dumneavoastră în ceea ce privește datele dvs. personale sunt:

  1. Puteți solicita accesul la datele cu caracter personale pe care le deținem în ceea ce vă privește. Puteți de asemenea solicita informații despre următoarele: scopul prelucrării; categoriile de date cu caracter personal prelucrate; cine în afară de Filadelfia ar mai fi putut primi datele de la noi; care a fost sursa informațiilor (dacă nu ni le-ați oferit dvs. direct); și cât de mult vor fi păstrate respectivele date.

 

  1. Aveți dreptul de a corecta (rectifica) datele dvs. care se află în posesia noastră în cazul în care sunt inexacte.

 

  1. Puteți solicita, de asemenea, ștergerea datelor sau încetarea activității de prelucrare a acestora, sub rezerva anumitor excepții.

 

  1. Puteți de asemenea să solicitați încetarea prelucrării datelor dacă acest lucru are loc în temeiul unui interes legitim, sub rezerva anumitor excepții

 

  1. Aveți dreptul să ne solicitați să transferăm datele pe care le prelucrăm despre dvs. în temeiul consimțământul dvs. sau în îndeplinirea unui contract, către dvs. sau direct către un alt operator.

 

  1. În cazul în care nu sunteți mulțumit(ă) de modul în care vă prelucrăm datele sau de răspunsul primit la o cerere în legătură cu datele dumneavoastră personale, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă de protecție a datelor. Aceasta este fie autoritatea din statul dumneavoastră de domiciliu din cadrul Uniunii Europene (dacă acesta nu este România), fie Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, http://dataprotection.ro/ 

 

În cazul în care doriți informații suplimentare cu privire la drepturile de mai sus sau în cazul în care doriți să vă exercitați oricare dintre aceste drepturi, vă rugăm să ne contactați. 

 

Vom avea în vedere toate aceste solicitări și vă vom oferi un răspuns într-un termen rezonabil (nu mai mult de o lună).

Înainte de a răspunde oricărei solicitări formulate de dvs., vă putem solicita anumite informații necesare pentru confirmarea identității dvs.

În situația în care aveți întrebări în legătură cu modul în care prelucrăm datele dvs. personale, vă rugăm să ne contactați. 

 

4. Transferul datelor personale în afara Uniunii Europene

Filadelfia nu intenționează să transfere date personale pot fi prelucrate de personal al nostru care activează în afara Zonei Economice Europene (Uniunea Europeană, Islanda, Norvegia și Liechtenstein). 

În cazul în care survine situația furnizării oricăror date personale privitoare la dvs. către entități din afara ZEE, vom lua măsuri adecvate pentru a ne asigura că destinatarul protejează informațiile dvs. personale în mod adecvat, în conformitate cu prevederile prezentei note de informare. Aceste măsuri includ:

  1. în situația furnizorilor de servicii cu sediul în SUA, încheierea clauzelor standard aprobate de Comisia Europeană sau aderarea de către furnizor la Privacy Shield (mai multe detalii sunt disponibile la adresa https://www.privacyshield.gov/); sau
  2. în situația furnizorilor de servicii cu sediul în alte țări aflate în afara Zonei Economice Europene, vom încheia clauze standard aprobate de Comisia Europeană.

 

Pentru a solicita mai multe detalii cu privire la măsurile luate pentru a va proteja datele personale în cazurile menționate mai sus, ne puteți contacta la orice moment. 

 

5. Securitatea

Filadelfia este determinată să protejeze informațiile personale împotriva oricărei pierderi, utilizări abuzive, dezvăluiri, modificări, indisponibilizări, acces neautorizat și distrugere și își ia toate măsurile rezonabile pentru a asigura confidențialitatea informațiilor personale, inclusiv prin utilizarea unor măsuri adecvate de natură organizațională și tehnică. Printre măsurile de natură organizațională, avem în vedere controlul accesului fizic în sediul nostru, instruirea personalului, și păstrarea documentelor pe hârtie în spații încuiate. 

 

Măsurile de natură tehnică includ utilizarea criptării, parolarea accesului la sistemele noastre și utilizarea softurilor antivirus. În procesul de furnizare a datelor cu caracter personal către noi, informațiile dvs. personale pot fi transferate prin internet. Deși depunem eforturi susținute pentru a proteja datele personale pe care ni le puneți la dispoziție, schimbul de informații dintre noi și dvs. prin intermediul unei conexiuni la internet nu este 100% sigur. Odată ce am primit informațiile dvs. personale, vom utiliza proceduri stricte și metode de securitate pentru a împiedica accesul neautorizat la aceste informații.

 

6. Modificări privitoare la nota de informare

Această notă de informare poate fi modificată ori de câte ori considerăm necesar. Orice modificări efectuate la această nota de informare vor fi aduse la cunoștința dumneavoastră. 

 

7. Întrebări suplimentare sau formularea unor reclamații

În cazul în care aveți întrebări suplimentare sau dacă doriți să depuneți o reclamație cu privire la modul în care colectăm, utilizăm sau stocăm informațiile dvs. personale sau în cazul în care doriți să vă exercitați oricare dintre drepturile pe care le aveți în legătură cu datele dumneavoastră, vă rugăm să contactați:

 

 

Numele organizației:

TABITA TOUR S.R.L.

Număr înregistrare Registrul Comerțului:

J06/395/2002

Cod unic de identificare:

15027110

Adresa sediului:

CALEA MOLDOVEI NR. 18, BISTRITA

E-mail:

office@tabitatour.ro

Telefon:

0263.215.500

 

Ofiter Protecția Datelor (DPO): dataprotection@filadelfiagroup.com